Електронската размена на документи (EDI) е збир на стандарди за комуникација помеѓу два компјутерски система преку кои се разменуваат деловни документи помеѓу компании (трговски партнери) во стандардизиран формат разбирлив за компјутерските системи. EDI е иницијатива почната уште од 1960 година меѓу компании во транспортниот и малопродажниот сектор, со цел да се подобри квалитетот на услугите за купувачите и за други долгорочни заштеди.
Главната цел на ЕДИ, покрај другото, е да ја поедностави и автоматизира размената на информации што доведува до зголемување на ефикансоста, точноста на разменетите информации, а пред се и забрзување на бизнис процесите.
Токму автоматизацијата е првиот збор што асоцира на ЕДИ. Тоа е така бидејќи ЕДИ овозможува автоматизација на релација добавувач – купувач, без разлика дали добавувачот и купувачот користат ист или различен ЕРП систем. Благодарение на автоматизираните процеси на размена, но и стандардизацијата во формата на податоците, ЕДИ обезбедува точност и брзина со што се намалува ризикот од грешки при алтернативната рачна обработка на податоците.
Што се’ може да се разменува преку ЕДИ? Кога се мисли на ЕДИ во секојдневното работење на компаниите, пред се’ се подразбира размена на нарачки, фактури, ценовници, податоци поврзани со артикли, тековната залиха, ИОС картички и слично. Тоа значи дека со ЕДИ се постигнува целта за т.н. канцеларии без хартија.
Како изгледа еден вообичаен процес на ЕДИ помеѓу добавувач и купувач?
- Во системот на купувачот се креира автоматска нарачка по однапред зададени параметри за соодветниот добавувач.
- Нарачката се испраќа автоматски преку ЕДИ системот до системот на добавувачот. Ова се случува електронски, без потреба од испраќање на е-маил или евентуално физичко доставување на нарачката.
- Во системот на добавувачот автоматски се прима нарачката од купувачот. По приемот на нарачката, во магацинот физички се спрема нарачката.
- Откако ќе се подготват производите за испорака, добавувачот автоматски испраќа известување до купувачот дека е спремна нарачката и истовремено испраќа фактура т.е. испратница во електронска форма.
- Фактурата/испратницата автоматски се испраќа во системот на купувачот, па при прием потребно е да се провери само физички, дали количината е точна.
И на вака пластично прикажан процес на ЕДИ помеѓу добавувач и купувач може да се увидат предностите и бенефитите.
- Заштеда на време и човечки ресурси;
- Минимизирње и навремено детектирање на грешки;
- Подобрени услуги кон парнерите;
- Избегнување на непотребна комуникацијa;
- Намалување на трошоци;
Секако, ова се само мал дел од предностите и бенефитите од користењето на ЕДИ. Уживањето на бенефитите придонесува за една многу важна цел, а тоа е зачувување или обезбедување на конкурентска предност. Токму поради тоа, но и поради деценискиот тренд на автоматизација на бизнис процесите придружувани од напредокот на информационата технологија, денес, ЕДИ е се повеќе застапен во сите индустрии во западните економии.
Сакате да прочитате повеќе за ЕДИ? Пополнете ја формата во продолжение и на Вашата е-пошта ќе добиете брошура за ЕДИ.
