Магацинот е местото каде се чуваат Вашите залихи кои се најголемата вредност во компанијата. Процесот за Управување со магацин има главна цел да се грижи за Вашата сопственост. Подолу ние претставуваме 10 клучни елементи за Вие да можете да воспоставите ефикасен систем во Вашиот магацин.
Управувањето со магацин и со залихата во него директно влијае на подобрување на ефикасноста и зголемување на ефективност.а. Ефикасноста во овој контекст се однесува на активности поврзани со трошоци и време. Ефективноста се однесува на превземање на правилни активности за точност и безбедност.
Со вистинска стратегија и алатки за управување со залихите, Вие може да го оптимизирате нивото на залиха во магацин дури и до 50% заштеда. Одржувањето на вистински потребното ниво на залиха има големо влијание на успешноста кај сите бизниси, независно од големината.
Во текстот подолу се издвоени 10 совети, кои доколку правилно ги имплементирате, може значајно да влијаат на Вашиот бизнис
1. Оптимизирајте го распоредот на магацинот
Распоредот на Вашиот магацин може да има огромен ефект на управувањето со залихите. Издвојувањето на доволно простор за клучните активности и правењето на распоред да одговара на вашите производи и оперативни активности е клуч за успех на Вашиот бизнис.
Ако не издвоите доволно простор за прием на стока може да имате грешки при приемот уште на самиот почеток. Недостатокот на место предизвикува потешкотии во утврдувањето на точните количини на прием, а со тоа и погрешна евиденција. Тоа предизвикува дополнителни тешкотии, но и трошоци за отстранување на направените грешки.
Грешките направени при прием имаат домино ефект во понатамошниот тек на операциите во магацинот. На пример, не точно избројана количина при прием подоцна ќе предизвика проблем при нарачување и/или при пикирање и можеби и рекламација од страна на купувачите. На крај ова предизвикува и потрошено време за решавање на проблемот, изгубена продажба, незадоволство кај клиентите.
За да го оптимизирате просторот во магацинот, започнете со определување на доволно место за сместување, пикирање и движење на стоките. Потоа разгледајте ги сите активности, влезови и излези за да дефинирате најефикасно движење на стоките. Целта е да се проследат стоките од прием до испорака на најефикасен можен начи, за најкратко можно време и со најмалку операции.
Магацинот можете да го организирате и според обртот на стоките, така што високообртните артикли ќе ги ставите најнапред во регалите додека споро обртните артикли најназад. На тој начин ќе ја скратите патеката на движење низ магацинот, што всушност го скратува времето за пикирање.
2. Обезбедете ги сите мерки за безбедност во магацинот
Магацинот е опасно место и треба да посветите многу внимание за да се спроведат превентивни мерки. Можат да се појават опасности од многу типови и обем, паѓање на стока, повреди од опремата и возилата.
Несреќа која може да заврши со повреда на работник во магацин не е само траума за вработениот, туку исто така има негативно влијание и на Вашата репутација како одговорен работодавач. На крај тоа претставува и финансиски ризик за исплата на оштети и за санирање на направените штети.
Во иницијалната фаза на планирање на просторот во магацинот, треба да се земат во предвид и движењето на луѓето и возилата низ магацинот. Основни принципи за ова се да се испланира, колку што е можно помалку движење на возила низ магацинот и да се раздвојат патеките на движење на луѓето од оние на возилата.
3. Добро обучете ги вработените
Најчести грешки при управувањето со магацинот се последица на човечки грешки. За намалување на ваквите грешки клучно е за вработените да се обезбеди соодветна обука со соодветно траење.
Секој напор вложен во идентификување на најефикасните начини на работа во вашиот магацин, многукратно ќе ви се исплати. Со воспоставување на обуки преку кои ќе се пренесат најдобрите искуства, вашите вработени ќе бидат оспособени да работат попродуктивно и поефикасно.
Градењето на организациска култура и обуки има долгорочни бенефити. Поставувањето на јасни цели уште од почеток ќе им помогне на вработените да знаат што се очекува од нив.
4. Организирајте ги пикинг локациите да бидат лесно пристапни
Организирањето на пикинг локациите ја оптимизира ефикасноста и ја максимизира точноста при пикирање. При планирањето на пикинг локациите обезбедете посебно место за секој артикл кој го имате на залиха.Една локација најчесто е во големина на една палета, но понекогаш заради економично користење на просторот на една палета може да се стават и повеќе различни артикли,
Кога се користи овој принцип со повеќе артикли во една локација, треба да се внимава соодветно да се подредени и раздвоени, да не бидат измешани помеѓу себе. Во овој случај најдобро е артиклите кои се ставени еден до друг да бидат од различен тип со различна амбалажа за лесно да може да се воочи нивната разлика. Ако не се внимава на овие приципи, на магацинскиот работник ќе му треба повеќе време да ги пронајде соодветните артикли и лесно може да дојде до грешка, да биде пикиран погрешен артикл.
Имајте го во предвид и следното:
- Ставете ги најчесто пикираните артикли на локации од кои лесно се пикира и лесно се прави надополнување (replenishment)
- За високо обртните артикли определете 2 (или повеќе) пикинг локации
- Испланирајте повеќе различни големини на пикинг локации според големината и обртот на артиклите. Артиклите со поголеми димензии пикирајте ги од локација каде собира цела палета, за малите артикли може да им определите помала локација за пикирање
- Направете идеална линија за движење на пикерите во магацин со тоа што најчесто пикираните артикли ќе стојат најнапред во регалите, Исто така имајте ја во предвид тежината и габаритот на артиклите
Како што се менуваат типовите на производи во Вашиот магацин, периодично направете повторна ревизија на поставените пикинг локации за да согледате дали има можност за подобрување.
5. Етикетирајте сé во магацинот заради брза и точна идентификација
Сите производи во магацинот треба да имаат етикета на нив. Производите кои се примаат мора да имаат соодветна етикета уште при самиот прием, пред да бидат ставени во магацинот. Доколку артиклите кои доаѓаат од Вашите добавувачи не се соодветно означени со етикети и баркодови, тоа направете го Вие. Иако наизглед изгледа дека се троши време и пари, етикетирањето обезбедува движење на производите низ магацинот и елиминација на грешки при нивна идентификација. Најмалку што треба да се стави на етикетата се интерниот број на артикл (SKU – Stock Keeping Unit) и баркод
Јасното означување на производите ќе обезбеди лесна идентификација, преместување, пикирање и испорака, и истовремено ќе ги намали грешките
Етикетирањето не се однесува само на производите. Треба јасно да се означат локациите во регалите, местата за прием, местата за подготвена стока, дури и картичките за идентификација на вработените. Сето тоа ќе ја забрза работата во магацинот и ќе ги намали грешките.
6. Често правете периодични пописи
На одредени периоди, вообичаено еднаш годишно, неопходно е да се направи целосен попис на залихите. Типично ова е иницирано од сметководството и заради законските потреби за изработка на завршни пресметки.
Правењето на попис еднаш годишно е недоволно за да се постигне ефикасност во магацинското работење. Обезбедувањето на точни залихи е витално за максимизирање на ефикасноста во магацинот и обезбедување високо ниво на услуги кон Вашите купувачи (service level). Еден од начините да се постигне ова е со правење на циклични пописи.
Со редовно правење на пописи на залихата, Вие ќе ги отстраните грешките и ќе ја поравнувате залихата многу почесто. Со тоа ќе бидете во можност да направите проверки зошто настануваат грешките и да воведете Превентивни активности за да ги елиминирате.
Ова директно влијае на успехот на Вашата компанија. Кога почесто се проверува, сите се грижат многу повеќе за точноста на податоците за залихите, вработените имаат тенденција поточно да ги работат операциите во магацин, прием, сместување, дополнување, пикирање доколку знаат дека редовно се контролира точноста.
7. Спроведете ја методологијата на 5-те принципи ( 5S Methоdology )
Оваа методологија на 5 принципи – 5S Methodology е систем за организирање на околината во магацинот да може да се користи ефикасно, ефективно и сигурно. Оваа методологија е развиена од Toyota Motor Company.
5-те принципи се (5S)
- Sort – Сортирајте – Отстранете ги непотребните работи од магацинот
- Set in order – Направете ред – Создадете посебно место за се
- Shine – Светнете го магацинот – Чувајте го работниот простор чист
- Standardize – Стандардизирајте – Идентификувајте ги и стандардизирајте ги најдобрите пракси во магацинот
- Sustain – Одржете го постигнатото – не се враќајте на старите навики
Успешна имплементација на 5-те принципи се прави со детална дефиниција на процесот. Многу е важно да се идентификува кој е сопственик на секој дел од процесот. Ова води кон полесна идентификација на проблемите и решенијата за нив, но и отчетност на учесниците во процесот. Вработените кои се вклучени во имплементацијата на 5-те принципи стануваат важен дел за понатамошното континуирано подобрување на процесот.
Бенефити од воведување на 5-те принципи се
- помалку отпад
- помали трошоци
- зголемена продуктивност
- позадоволни вработени
- безбедна работна околина
8. Пред испорака правете контрола на квалитетот и количините на подготвените стоки
Контрола на нарачките пред испорака, како дел од процесот за контрола на квалитет, е многу исплатлива за вас и за Вашите клиенти. Доколку тоа не го правите ќе имате незадоволни клиенти кои често имаат рекламации за квалитетот и количините на испорачаните стоки.
Пред конечната испорака на нарачката, правете контрола на точноста на количината, состојбата на производите и пакувањето. Навистина тоа изгледа дека одзема дополнително време, но многукратно ќе ви заштеди во време потрошено на решавање на рекламации, евентуално вратени стоки, и најважно ќе изградите доверба кај Вашите клиенти.
За да се добие максимален ефект, многу е важно да му укажете на Вашиот тим за нивото на заштеди кој се постигнува со напорот за извршување на котрола на квалитетот. Само така вработените ќе сфатат дека вложениот труд не е залудно потрошен. Изградете култура за точност и секогаш барајте ја причината за евентуално настанатите грешки за да може тие да се избегнат во иднина.
9. Намалете ја залихата со помош на анализа на податоците
Оптимизирањето на управувањето со залихи треба да започне со разбирање на неколку клучни термини: безбедно ниво на залиха, дополнување на залиха, прекумерна залиха и застарена залиха.
Безбедна залиха е количината на артикли која мора да ја имате во магацин за да не се случи да останете без залиха. Со анализа на историјата на продажба и неиспорачаните количини од нарачките можете да ги подобрите предвидувањата за потребната количина на безбедна залиха.
Пристапот, како треба да се управува со нивото на залиха, зависи од кој дел на бизнисот се гледа. На пример пристапот на одделот за продажба е секогаш да има доволно залиха ( читај прекумерна залиха) за да нема изгубена продажба, додека пак одделот за логистика се грижи да ги намалат трошоците за чување на залихата, дури и со ризик некогаш да се остане без залиха.
За најдобро да се оптимизира нивото на залиха треба да се земат во предвид сите интереси на различните оддели во компанијата. Соработката помеѓу одделите ќе придонесе до подобро предвидување за безбедна залиха, намалувањето на времето на испорака од страна на добавувачите, почести набавки, подобра анализа за причините за појавување на недостаток на залиха или прекумерната залиха.
Намалувањето на залихата може значајно да влијае на вкупната профитабилност. Сами може да пресметате која е вредноста за стоките кои не мора да ги нарачувате кон добавувачите за да ги чувате во нефункционална залиха. Со самиот факт дека се намалува залихата, се намалуваат и трошоците за складирање и манипулација во магацинот.
10. Користете информатички технологии за да ја зголемите ефикасноста
Достапните технологии кои го поддржуваат управувањето со залихите во магацин, константно се подобруваат и ги има се повеќе. Независно колку голема е Вашата компанија, на пазарот има многу софтверски решенија кои можете да ги разгледате.
Софтвер за управување со магацин е неизоставна алатка потребна за магацин со било која големина. Добар систем ќе ви овозможи да го водите процесот во магацинот и да ги евидентирате сите операции со производите во магацинот, влез, сместување, дополнување, пикирање, контрола и испорака. Системот обезбедува управување со локациите каде се наоѓаат производите, и нивното движење низ магацинот.
Добар систем за управување со залихите во магацин Warehouse Management System – WMS, автоматски креира налози за дополнување на пикинг локациите.
Еден WMS, покрај сите погоре наведени карактеристики, мора да ги содржи следните функции:
- Управување со налози за излез од магацин
- Управување со податоци за артиклите и локациите
- Производство и правење на сетови
- Нарачки кон добавувач
- Cross docking функции
- Wave picking – групно пикирање
Еден од најголемите бенефити кои ги обезбедува WMS софтверот е пристапот кој го обезбедува до податоците и нивната анализа. Тоа ви овозможува да добиете слика како да го зголемите и подобрите Вашиот бизнис
За да дознаете повеќе за SSBWMS кликнете на линкот тука.
