Што е Electronic Data Interchange (EDI) 

Електронска размена на податоци (EDI) е збир на стандарди за комуникација помеѓу два компјутерски системи преку која се разменуваат деловни податоци (документи) помеѓу компании (трговски партнери) во стандардизиран формат разбирлив за компјутерките системи. Со следниве овие стандарди, секоја компанија може да комуницира по електронски пат со која било друга ... бидејќи сите компании во суштина зборуваат на ист (EDI) јазик.  

Прегледајте ја специјализираната страна за SSBEdi на следниот линк: www.edi.mk

Во суштина EDI е иницијатива започната уште од 1960 год. помеѓу компании во транспортниот и малопродажниот сектор, со цел да се подобри квалитетот на услугите за купувачите и за други долгорочни заштеди. EDI е крупен чекор напред кон креирање на канцеларии без хартија.

 

Типови на Пораки

Постојат многу различни видови на пораки кои можат да бидат разменети по електронски пат со EDI, низ широк спектар на индустрии. Во трговијата најчесто се користат следниве типови:

  • Каталог на артикли и ценовник
  • Нарачка до добавувач
  • Потврда на нарачката од страна на добавувачот
  • Испратница
  • Фактура
  • Извештај за залиха
  • Извештај за продажба

Со замена на хартиените документи како што се нарачки кон добавувачи или фактури со соодветен EDI еквивалент кој е разбирлив за компјутерите се постигнуваат следните придобивки:

  • Точноста е зголемена, бидејќи нема човечка интеракција (рачно внесување на податоци)
  • Зголемена е брзината на размена на документите
  • Скратено е времето на воведување на нови производи
  • Постои следливост на настаните поврзани со размената на документите на едно место  (кој, кога, што)
  • Подобрени се услугите за клиентите
  • Вкупните трошоци на работењето се намалени

Зошто EDI 

EDI овозможува бизнисот да биде повеќе автоматизиран и поефикасен. EDI овозможува Вашата организација да има подобри и поцврсти односи со добавувачите и купувачите. Воедно овозможува поголема предност во однос на конкуренцијата.

Заштеди:

Со EDI се постигнува заштеда на време при:

  • Подготовка на документи
  • Откривање на грешки во документите и нивно отстранување
  • Подготовка на пошта (или e-mail)
  • Телефонски разговори
  • Внесување на податоци
  • Проверки и известување

Зголемена конкурентност:

Бидејќи ЕДИ е стандардизиран систем (универзален јазик), со неговата имплементација, компанијата добива универзална алатка за размена на документи со сите компании ширум светот. Компаниите кои користат ЕДИ се "посакувани" трговски партнери и имаат предност во однос на останатите.

Некои истражувања покажуваат дека со користење на EDI може да се постигне заштеда на време (со тоа и пари) и до 50%. Од други истражувања компниите после имплементацијата на ЕДИ имаат зголемување на продажбата од 18%.

 

Кој користи EDI

Кој користи ЕДИ

Користењето на ЕДИ нема ограничување во однос на бизнис секторот. Еве некои од секторите:

  • Малопродажни системи (мали и големи трговци)
  • Дистрибутивни системи
  • Транспорт и логистика
  • Производство
  • Здравство
  • Јавна администрација
  • Автомобилска индустрија
  • Издаваштво 

 

Како функционира

ЕДИ процесот е невидлив, електронски проток на деловни документи во пакети на форматирани податоци.  

Најголемиот дел од ЕДИ трансакциите се исти како оние кои традиционално се прават рачно со хартиени документи. Единствена разлика кога се прават преку ЕДИ е дека информацијата се испраќа и се прима во електронска форма како пакет од податоци форматиран во согласност со ЕДИ стандарди. 

Еден типичен ЕДИ процес би изгледал вака:

  1. Испраќачот подготвува документ во својот софтверски систем
  2. Софтверскиот систем кај испраќачот ги мапира податоците од подготвениот документ во фајл со соодветен ЕДИ формат за испраќање
  3. ЕДИ фајлот до трговскиот партнер примател, се испраќа преку мрежата за размена на документи
  4. Примателот примениот фајл го преведува од стандарден ЕДИ формат во формат на деловен документ кој е разбирлив од софтверскиот систем кај примателот 

 

 

МЕРП

МЕРП - Мрежа за Електронска Размена на Податоци

Мрежа за Електронска Размена на Податоци (МЕРП) претставува универзална услужна платформа која обезбедува пренос на Електронските Пораки од ЕДИ системот, од компјутерскиот систем на праќачот на документот до компјутерскиот систем на примачот на документот. Приклучувањето на МЕРП овозможува компанијата која користи ЕДИ да има само еден провајдер, преку кој ќе се врши комплетната размена на сите документи со сите трговски партнери. Со ова се постигнува:

  • Заштеда во Инвестиција во адаптација на постоечкиот софтверски систем
  • Сигурност на системот
  • Заштеда во трошоци и персонал за одржување на комуникациските врски 

 

Како се имплементира

За да се започне со имплементација, кај компанијата која имплементира ЕДИ мора да се исполнети неколку технички предуслови:

  • Да е членка на ГС1 Македонија од каде се издаваат GLN (Global Loyacion Number) односно Глобален Број на Локација, преку кој се идентификуваат трговските партнери при Електронската Размена на Податоци
  • Во сопствениот софтверски систем да има евиденција на GTIN ( Global Trade Item Number) односно единствени баркодови за сите артикли кои ќе учествуваат во елетронската размена на документи
  • Во зависност од областа на делување да ги адаптира системите за кодирање (единечни мерки, јазици, услови за плаќање, ... и многу други)  според интернационалните стандарди за кодирање
  • Да има можност да го адаптира сопствениот софтверски систем за експорт и импорт на документите кои ќе учествуваат во ЕДИ 

Имплементацијата на ЕДИ не е едноставен процес и оди во неколку чекори:

  • да се согледаат придобивките од користењето на ЕДИ кај секоја една организација која сака да го имплементира. 
  • да се одбере и соодветен трговски партнер за започнување на меѓусебна размена на документи, каде придобивките ќе бидат најизразени. 
  • да се одбере и ЕДИ провајдер односно Мрежа за Електронска Размена на Податоци кој ќе учествува во техничката реализација на ЕДИ и во најчест број на случаи ќе ја води имплементацијата
  • Да се направи оперативен план за имплементација

 

Употреба во Македонија

Благодарение на напорите на ГС1 Македонија кој во минатиот период организираше едукативни работилници низ целата територија на Македонија за корисноста на ЕДИ, употребата на ЕДИ во Македонија е на самиот зачеток. Тоа покажува дека ЕДИ е корисна алатка која може да донесе многу придобивки за македонските компании и за општата деловна клима во Македонија.